Å gjennomføre en god presentasjon er ikke lett. Men før vi begynner å se på hvordan man kan lage og holde en god presentasjon kan det være lurt å definere hva «en god presentasjon» er.
Kort sagt, man kan si at en presentasjon har vært vellykket når man har oppnådd kommunikasjonsmålet man har satt før starten. Derfor er det viktig at du har et klart svar på spørsmålet: Hvorfor holder du presentasjonen og hva er det ønskede resultat av den? Når dette er avklart er det nyttig å huske visse regler/forslag og «do and don’ts» som kan hjelpe til å holde en virkningsfull og effektive presentasjon.
DO’S
1. Vis din lidenskap og få en genuin «kobling» til forsamlingen.
Det viktigste er å koble til publikum, og den beste måten å gjøre det på er å la din lidenskap for emnet skinne gjennom. Vær ærlig med ditt publikum/forsamling om hva som er viktig for deg og hvorfor det betyr noe. Vær entusiastisk og publikum vil svare. Alltid.
2. Fokuser på målgruppens behov
Presentasjonen din må bygges rundt hva målgruppa kommer til å sitte igjen med etter presentasjonen. Når du forbereder presentasjonen, må du alltid huske hva gruppen trenger og ønsker å vite. Ikke vær så opptatt på hva du skal fortelle til dem. Mens du gir presentasjonen, må du også være fokusert på publikums svar, og tilpasse deg deretter. Veldig viktig: gjør det enkelt for folk å forstå og svare.
3. Konsentrere deg om din kjernemelding
Når du planlegger presentasjonen din, bør du alltid huske på spørsmålet: Hva er nøkkelmeldingen (eller tre hovedpunkter) som de som hører på deg skal få med seg? Du bør kunne kommunisere det viktigste budskapet veldig kort. Noen eksperter anbefaler en 30-sekunders oppsummering, andre mener at det burde være mulig å kommunisere med ca. 15 ord. Uansett hvilken regel du velger er det viktig å holde kjernemeldingen fokusert og kort. Hvis det du planlegger å si ikke bidrar til nøkkelbuskapet, ikke si det.
4. Smil og hold øyekontakt med målgruppen din
Dette høres veldig enkelt ut, men et overraskende stort antall presentatører klarer ikke å gjøre det. Hvis du smiler og får øyekontakt, skaper du tillit og den gode følelsen som hjelper publikum å koble seg på deg og ditt emne. Det hjelper deg også til å føle deg mindre nervøs, fordi du snakker med enkeltpersoner, ikke til en stor masse ukjente mennesker. Pass på at du ikke skrur ned alle lysene, slik at bare bildene er synlig. Publikum trenger å se deg så vel som bildene dine.
5. Start sterkt
Begynnelsen av presentasjonen er avgjørende. Du må ta tak i publikums oppmerksomhet og holde den. Husk at de vil gi deg et par minutters nåde for å underholde dem, før de begynner å koble av hvis du er kjedelig. Dette er ikke vondt ment, bare basisk «human nature». Så ikke kast bort tid på å forklare hvem du er. Begynn med å underholde dem med en morsom historie.
DON’TS
1. Ikke les!
Dette er en gylden regel. Hvis du ikke klarer å fremføre din presentasjon uten å lese viser du at du ikke forstår fullt ut det du formidler. Ikke bra. Gjør leksene dine og forbered deg ordentlig på presentasjonen din.
2. Ikke bruk tekst på bildene
Hvis du bruker mye tekst blir publikumets oppmerksomhet delt mellom det du sier og det de leser. Effektiviteten til både presentasjonen- og bildeteksten bli svekket.
Du kan følge Seth Godins regel: «No more than six words on a slide. Ever.»
3. Ikke planlegg kroppsspråket
Vær naturlig og avslappet med bevegelsene. Kroppsspråkets hovedfunksjon er å forsterke budskapet og vise mennesket som er bak temaet i presentasjonen. Publikum merker med en gang bevisste og falske bevegelser da de ikke samsvarer med andre spontane signaler.
4. Ikke unnskyld deg
Ikke bruk unnskyldninger hvis du ikke klare å svare på et spørsmål fra publikum. Det er helt greit å ikke vite svaret på alle spørsmålene. Også, ikke si «beklager» fordi du er nervøs. Husk at folk ofte ikke kan se, eller bryr seg ikke om, din angst før du uttrykker det høyt.
5. Ikke bruk for mange effekter og overganger
Uansett hvor fristende effekter de fleste presentasjonsplattformene tilbyr, motstå fristelsen til å bruke dem på alle (eller nesten alle) bildene i presentasjonen. Effekter og overganger forbedrer ikke så mye lytternes opplevelse. Men hvis du synes at noen effekter kan fremheve budskapet ditt, bør du velge de som er mest diskrete. Og igjen, ikke overdriv.
I tillegg til alle disse teknikkene og tips er det noe som du alltid må gjøre for å lykkes med en presentasjon og det er: ØVING. Forestill deg at du står i lokalet du skal holde presentasjonen og øv, øv, øv så mange ganger til du føler at det ikke er noe vits å øve mer. Da er du klar!